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FAQ Facturation électronique

Infologic vous propose une FAQ facturation électronique

Définitions

Le Portail Public de Facturation ou PPF est l’évolution du portail Chorus Pro utilisé actuellement pour les relations B2G.

Son rôle sera limité à des fonctionnalités simples et son utilisation sera gratuite :

  • Un annuaire des assujettis et de leurs adresses électroniques de réception, ainsi que la plateforme choisie par chaque entreprise
  • Une plateforme de facturation électronique uniquement pour les factures e-invoicing
  • Un concentrateur des données requises par et pour l’administration fiscale sur les factures (e-invoicing) et relevant du e-reporting 

Un OD est un opérateur non immatriculé par l’administration, offrant des services de dématérialisation des factures et pouvant transmettre des factures via le PPF (ou une PDP). 

Infologic est déjà Opérateur de Dématérialisation pour ses clients. L’ERP Copilote et son outil GESFAC offriront une gamme complète de services en lien avec le PPF.

Une PDP est un prestataire immatriculé par l’administration, offrant des services de dématérialisation des factures.

Pour nos clients, qui disposent déjà de l’ERP Copilote, il ne sera pas nécessaire d’utiliser un PDP. Infologic a fait le choix de s’affranchir de PDP et propose une offre complète au travers de son ERP.

Généralités

La mise en œuvre de la facturation électronique (e-invoicing) et la transmission des données de transaction à l’administration (e-reporting) interviendront de manière progressive selon le critère de la taille des entreprises. Suite au report de l’entrée en vigueur de la facturation électronique, un nouveau calendrier a été fixé et ne comporte plus que 2 échéances : 

  • Au 1ᵉʳ septembre 2026 : réception des factures pour tous et émission des factures pour les grandes entreprises et les ETI
  • Au 1ᵉʳ septembre 2027 : émission des factures pour toutes les autres entreprises (PME, TPE, et micro-entreprises)
Nous vous conseillons d’anticiper et de mettre à profit le temps complémentaire alloué pour mieux vous préparer. Cette réforme va engendrer une (r)évolution majeure dans la gestion des flux de facturation entrants et sortants dans toutes les entreprises, en s’inscrivant dans la numérisation des process et toutes les entreprises devront être prêtes aux dates indiquées et avoir donc testé les process au préalable.

La facturation électronique (e-invoicing) concerne l’ensemble des opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France et qui sont assujetties à la TVA, dès lors qu’il s’agit d’opérations dites domestiques, c’est-à-dire qu’elles concernent le territoire national. Ce type de transactions est appelé transactions « business to business » (ou B2B).

Ne sont donc pas soumises à l’obligation de facturation électronique, les opérations bénéficiant d’une exonération de TVA.

La facturation électronique est destinée à toutes les entreprises assujetties à la TVA qui exercent une activité économique au sens de l’article 256 A du CGI.

Attention, les entreprises bénéficiant de la franchise de base de TVA sont bien assujetties même si elles sont non redevables compte tenu de leurs volumes d’activités. Elles rentrent donc dans le champ d’application de la facturation électronique.

Les entreprises réalisant exclusivement des opérations exonérées de TVA au titre des articles 261 et 261 E du CGI sont exclues du champ d’application de la facturation électronique (activité de santé, d’enseignement…).

Comme dans les relations commerciales actuelles, vous pourrez refuser une facture électronique. Par exemple si elle vous a été adressée par erreur ou qu’elle contient des erreurs. 

Les factures en France devront obligatoirement être dans un des trois formats suivants : UBL, CII ou Factur-X
– UBL (Universal Business Language) ou CII (Cross Industry Invoice) sont des factures sous la forme d’un fichier XML.
– Factur-X (contient à la fois un fichier PDF lisible pour les utilisateurs et ses données attachées en XML)

Les factures à destination de vos clients professionnels (transactions B2B) seront obligatoirement adressées par l’intermédiaire du Portail Public de Facturation (PPF) ou d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) qui se chargera de l’envoi effectif des factures électroniques à la plateforme de votre client professionnel. Vous n’adresserez donc plus directement des factures à vos clients.

En tant que client, les factures de vos fournisseurs vous parviendront sous forme électronique par le biais de la (ou les) plateforme(s) que vous aurez choisie(s). Cette plateforme peut être la même que votre fournisseur, une plateforme distincte ou le portail public de facturation. Toute entreprise est libre de choisir la ou les plateforme(s) de dématérialisation de son choix.

Dans ce processus, chez Infologic, nous vous proposons une solution intégrée à votre ERP Copilote. Nous pourrons gérer automatiquement toutes vos opérations liées à cette nouvelle règlementation. GESFAC, outil dédié à la facturation électronique de Copilote, permettra l’émission et la réception de factures électroniques. GESFAC communiquera directement avec le PPF pour faciliter votre gestion au quotidien. Dans ce contexte, le recours à une PDP tierce ne vous est donc pas nécessaire.

Non, la facture de type image PDF (facture numérisée ou PDF générée à partir d’un outil bureautique) envoyée par mail ne sera pas considérée comme une facture électronique dans le cadre du nouveau dispositif.

Les modalités de facturation resteront identiques. Le dépôt d’une facture électronique n’est pas encadré par un délai particulier : les assujettis continueront à déposer leurs factures au fil de l’eau.

Oui, la déclaration devra continuer d’être déposée selon la même périodicité qu’aujourd’hui, qui dépend de votre régime d’imposition.

Les entreprises devront recourir aux services d’une plateforme de dématérialisation pour émettre et recevoir leurs factures électroniques et également pour adresser les données de facturation (e-invoicing) et de paiement (e-reporting) à l’administration.

Elles devront ainsi choisir entre le Portail Public de Facturation et les plateformes de dématérialisation partenaires.

Avec Infologic, il suffit de choisir le PPF directement relié à l’ERP Copilote.

L’assujetti devra être en capacité de mettre à disposition de l’administration ou des tiers un lisible de sa facture.
Un lisible n’a pas à être émis à chaque transmission de facture électronique. En revanche, l’assujetti doit être capable de présenter un lisible des factures émises et reçues à la demande, notamment de l’administration.

Compte tenu de cette obligation, les entreprises devront également pouvoir éditer une facture papier pour leurs clients.

Notre approche

Nous vous proposons une solution appelée GESFAC, directement intégrée à votre ERP Copilote, pour gérer automatiquement toutes vos opérations liées à cette nouvelle règlementation. 

GESFAC, outil dédié à la facturation électronique de Copilote, permettra :

  • En émission, l’envoi des factures électroniques dans l’un des 3 formats d’échanges reconnus (UBL, CII, Factur-X)
  • La transmission des factures au Portail Public de Facturation (PPF) ou à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) 
  • En réception, la récupération des factures, leur mise à disposition en clair dans Copilote, le rapprochement, la validation, le paiement et le renvoi des statuts
  • La communication directe avec le PPF pour faciliter votre gestion au quotidien 
  • La gestion des opérations de e-reporting
  • Le maintien des flux existants, comme la Démat EDI pour les factures fournisseurs / clients étrangers

Dans ce contexte, le recours à une PDP tierce ne vous est donc pas nécessaire.

Le PDP de l’enseigne GMS transformera la facture au format EDIFACT, seulement si l’enseigne exige ce format. Côté Infologic, nous enverrons la facture au PPF dans l’un des 3 formats standards. Le PDP de l’enseigne concernée les récupérera sur le PPF.

Les statuts des factures seront gérés directement dans Copilote, avec la possibilité de les visualiser avec des écrans de consultation.

Vous pourrez gérer et suivre le cycle de vie de vos factures d’achats et de ventes directement dans Copilote :

  • Visibilité dans Copilote du statut de la facture en émission et en réception
  • Visibilité multi-dossiers directement dans Copilote
  • Contrôles et alertes des opérations : anomalies de traitement de factures telles que rejet de la facture par la plateforme, refus de facture, erreur de destinataire, facture envoyée à la mauvaise société du groupe…
  • Archivage légal des factures pendant 10 ans avec garantie de service
  • Conformité et intégrité de la facturation électronique de l’entreprise

Cet outil sera toujours disponible dans Copilote et vous permettra de :

  • Saisir des factures de frais généraux directement en comptabilité sans intégration en achat
  • Valider les étapes jusqu’à la mise en paiement

E-reporting

Le e-reporting est la transmission à l’administration de certaines informations (par exemple, le montant de l’opération, le montant de la TVA facturée …) relatives à des opérations commerciales qui ne sont pas concernées par la facturation électronique.
Il s’agit des opérations de ventes et de prestations de services avec des particuliers (ou transactions BtoC, « business to consumer » comme le commerce de détail) ou avec des opérateurs établis à l’étranger (exportations, livraisons intracommunautaires…). Les opérateurs établis à l’étranger peuvent aussi être soumis à l’obligation de transmission d’information dès lors qu’ils réalisent des opérations réputées situées en France soumises à TVA.

Les importations de biens n’entrent pas dans le champ du e-reporting, dès lors que l’administration peut obtenir auprès de l’administration des douanes, ces informations. Ceci ne concerne pas les prestations de services acquises hors de l’UE, pour lesquelles le dispositif applicable dépend de la territorialité de l’opération.

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