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Infos ERP COPILOTE

6 raisons de passer à la facture dématérialisée dans l’ERP COPILOTE

21 Fév 2019, dans Infos ERP COPILOTE

Economie, gain de temps, fiabilité, réactivité… Zoom sur 6 raisons de passer à la facture dématérialisée dans l’ERP COPILOTE.

Parce que cela va devenir obligatoire

Depuis le 1er janvier 2019, ce sont désormais les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés) qui doivent transmettre leurs factures à destination du service public via CHORUS PRO, le portail public de l’Etat. La dématérialisation des factures est en marche ! La généralisation s’opère progressivement et sera complète au 1er janvier 2020.

Pour optimiser votre relation client / fournisseur

Avec l’ERP COPILOTE, vous répondez à l’ensemble des problématiques de vos clients selon s’ils souhaitent intégrer automatiquement vos factures dans leur système comme pour les enseignes de la grande distribution, selon s’ils veulent recevoir une facture PDF avec un lien, avec une pièce attachée, selon s’ils veulent encore recevoir une facture papier… Vous offrez à votre client la solution qu’il préfère.

Parce que l’offre COPILOTE est complète

INFOLOGIC prend en compte l’ensemble des problématiques de la facture dite « électronique » pour vous permettre de dématérialiser 100% de votre flux directement à partir de l’ERP COPILOTE :

   Envoi et archivage des factures en EDI normalisé GS1

   Envoi et archivage des factures par mail en PDF au client final avec respect des normes imposées par la DGI

   Envoi à un routeur postal et archivage des factures pour envoi par courrier postal au client final

   Envoi et archivage via le portail CHORUS PRO pour envoi des factures à l’attention des services de l’Etat.

Selon les options, vous avez la possibilité de ne plus imprimer une seule facture !

Pour réduire les coûts

Si la dématérialisation a des avantages indiscutables, même pour les entreprises émettant peu de factures, elle prend tout son sens pour celles qui gèrent de gros volumes de factures. Vous réduisez ainsi les coûts d’impression et de distribution, limiter la manipulation et la circulation des copies et éviter les pertes.

Même si certains de vos clients souhaitent continuer à recevoir des factures papier, le mode routage postal vous offre des tarifs très attractifs dus à l’externalisation de l’impression, la mise sous pli, la consommation de papier et d’enveloppes, ainsi que l’affranchissement.

Pour gagner en efficacité

Le dépôt et la transmission des factures électroniques se fait dans l’ERP COPILOTE, ce qui permet de fluidifier les échanges, de garantir la remise des documents et surtout de diminuer considérablement les temps de traitement. C’est autant de temps gagné pour le personnel en charge jusqu’à présent de la facturation manuelle (impression, mise sous pli, affranchissement et envoi) qui peut désormais se consacrer à une tâche à plus forte valeur ajoutée.

Pour fiabiliser votre gestion

Pour la dématérialisation des factures en EDI, notre certification GS1 vous assure que la présence de toutes les données obligatoires est contrôlée, que le contenu de la facture peut être restitué en clair à partir du contenu du message EDI, et que la facture ne peut plus être modifiée une fois traitée.

Pour la dématérialisation des factures en PDF, on applique une signature numérique sur la facture qui est déposée automatiquement dans un coffre-fort électronique sécurisé et certifié pendant 11 ans. La conformité de l’empreinte est vérifiée.

Le module Décisionnel de COPILOTE vous donne toute la visibilité pour gérer vos factures : envoi en masse, suivi des factures envoyées, reçues, suivi des mails ouverts par vos clients… Vous supervisez et pilotez très simplement les volumes envoyés.

Pour en savoir plus sur cet outil, n’hésitez pas à demander à votre commercial référent ou à nous écrire à : commerciaux@infologic.fr